Você sabia que ter os documentos para regularizar ONG em dia é o primeiro passo para garantir a sustentabilidade do seu projeto social?
Muitos gestores do terceiro setor começam com boas intenções, mas travam na burocracia. Sem a documentação correta, sua organização fica impedida de receber verbas públicas, fechar parcerias com empresas e até mesmo de abrir uma conta bancária.
Neste artigo, vamos descomplicar esse processo. Você vai entender exatamente o que precisa apresentar e como evitar os erros que mais atrasam a legalização em 2026.
Prepare seu checklist e vamos lá!
Qual a importância da regularização no terceiro setor?
Antes de falarmos sobre a papelada, é preciso entender o valor de uma ONG regular.
Atuar na informalidade limita drasticamente o impacto que você pode causar. Uma entidade regularizada transmite credibilidade para a sociedade e para possíveis investidores.
Além disso, apenas com o CNPJ ativo e o estatuto registrado é possível participar de editais de fomento.
Grandes empresas que apoiam projetos sociais exigem, sem exceção, que a entidade esteja 100% legalizada.
Outro ponto crucial é a proteção legal dos dirigentes. Sem a formalização jurídica, as responsabilidades podem recair sobre o CPF dos fundadores, o que gera um risco desnecessário.
Portanto, regularizar não é apenas cumprir regras, é profissionalizar o seu sonho.
Documentos para regularizar ONG: lista atualizada
Chegou a hora de organizar a pasta de documentos.
Para facilitar, dividimos a lista entre os itens básicos de constituição e os documentos pessoais dos diretores.
A falta de qualquer um deles pode fazer o cartório devolver seu pedido, gerando retrabalho e novas taxas.
Documentos da entidade
Aqui estão os registros que provam que sua organização existe legalmente:
- Ata de fundação: é o documento que narra a assembleia de constituição, a aprovação do estatuto e a eleição da diretoria.
- Estatuto social: funciona como a ‘constituição’ da ONG, definindo regras, direitos, deveres e objetivos.
- Lista de presença: deve conter o nome completo, qualificação e assinatura de todos os participantes da assembleia de fundação.
- Requerimento ao cartório: um pedido formal assinado pelo representante legal solicitando o registro da pessoa jurídica.
- Visto de advogado: o estatuto e a ata precisam, obrigatoriamente, da assinatura de um advogado com número da OAB.
Documentos dos dirigentes
O cartório também exige a identificação de quem vai responder pela ONG.
Geralmente, são solicitados os documentos do presidente, tesoureiro e secretário (ou cargos equivalentes definidos no estatuto).
- RG e CPF: cópias autenticadas dos documentos de todos os membros da diretoria eleita.
- Comprovante de residência: atualizado (últimos 3 meses) de cada membro da diretoria.
- Estado civil e profissão: essas informações devem constar na qualificação dentro da ata de fundação.
O que não pode faltar no estatuto social?
O estatuto social é o documento mais complexo e importante dessa lista. Ele deve seguir rigorosamente o Artigo 54 do Código Civil Brasileiro.
Em 2026, com o avanço da digitalização e novas normas de compliance, seu estatuto precisa ser robusto.
Ele deve conter claramente:
- A denominação, os fins e a sede da associação.
- Os requisitos para admissão, demissão e exclusão dos associados.
- Os direitos e deveres de cada associado.
- As fontes de recursos para manutenção da ONG.
- O modo de constituição e funcionamento dos órgãos deliberativos (Assembleia e Diretoria).
- As condições para alteração do estatuto e para a dissolução da entidade.
- A forma de gestão administrativa e de aprovação das contas.
Uma dica de ouro é já prever no estatuto a possibilidade de realização de assembleias virtuais. Isso facilita muito a gestão no dia a dia e evita custos com deslocamento e aluguel de espaços.
Passo a passo prático para a regularização
Agora que você já tem os documentos para regularizar ONG em mente, vamos ao fluxo do processo.
Seguir essa ordem evita que você gaste dinheiro com taxas na hora errada.
1. Realização da assembleia-geral
Tudo começa com a reunião dos interessados.
Nesse encontro, vocês devem aprovar o texto do estatuto social e eleger a primeira diretoria.
Lembre-se de colher a assinatura de todos na lista de presença.
2. Registro no cartório
Com a ata e o estatuto assinados pela diretoria e pelo advogado, você deve ir ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas.
Verifique se na sua cidade o cartório já aceita o envio digital dos documentos, o que agiliza o processo.
Após a análise e pagamento das taxas, o cartório emitirá a certidão de registro da ONG.
3. Obtenção do CNPJ
Com o registro do cartório em mãos, o próximo passo é a Receita Federal.
O processo é feito online através do Coletor Nacional (Redesim), onde se preenche o DBE (Documento Básico de Entrada).
O DBE deve ser assinado pelo presidente e enviado (digitalmente ou fisicamente) para a Receita.
Se tudo estiver correto, o CNPJ é emitido em poucos dias.
4. Inscrições municipais e alvarás
Muitas ONGs esquecem desta etapa, mas ela é vital.
Após ter o CNPJ, você precisa cadastrar a entidade na prefeitura da sua cidade (Inscrição municipal).
Dependendo da atividade, será necessário também o alvará de funcionamento e licença do corpo de bombeiros.
Custos envolvidos no processo
Regularizar uma ONG não é gratuito, e o planejamento financeiro é essencial.
Os valores variam muito de estado para estado, mas você deve considerar:
- Taxas de cartório: variam conforme o número de páginas do estatuto e da ata.
- Honorários advocatícios: para revisão e assinatura do estatuto.
- Honorários contábeis: o contador é fundamental para o processo de DBE e regularidade fiscal.
- Certificado digital: essencial para envio de declarações à Receita Federal (e-CAC).
Alguns cartórios oferecem isenção ou desconto para associações, mas é preciso verificar a legislação local do seu estado.
A importância da contabilidade especializada
Muitos gestores acham que, por ser ‘sem fins lucrativos’, a ONG não precisa de contador.
Esse é um erro grave.
A exigência de prestação de contas digital para o terceiro setor está ainda mais rigorosa.
Além disso, a ONG precisa entregar obrigações acessórias mensais e anuais, como a ECF. A falta dessas entregas gera multas pesadas que podem inviabilizar o projeto.
Portanto, ter um parceiro contábil que entenda de terceiro setor não é luxo, é sobrevivência.
Erros comuns que você deve evitar
Para fechar, listamos os deslizes que mais travam processos de regularização.
Fique atento para não cair nessas armadilhas:
- Endereço divergente: o endereço na ata, no estatuto e no comprovante de residência (sede) deve ser idêntico.
- Falta de visto do advogado: o cartório não registra estatuto sem a assinatura e carimbo da OAB.
- Objeto social vago: a finalidade da ONG precisa ser clara. Termos muito genéricos podem cair em exigência.
- Mandato indefinido: o estatuto deve definir claramente o tempo de mandato da diretoria (geralmente 2 a 4 anos).
Simplifique a regularização da sua ONG!
Entender a lista de documentos para regularizar ONG é apenas o começo da jornada. Mas a burocracia não deve ser um obstáculo para o seu sonho de transformar o mundo.
Conte com especialistas em contabilidade para o terceiro setor para cuidar de toda a papelada para você e regularize sua ONG sem complicações!
